Összefoglaló a Norvég Finanszírozási Mechanizmus HU11 „Kapacitásfejlesztés és intézményközi együttműködés" programterület 2016. július 27-én megtartott információs napján felmerült kérdésekről és az azokra adott válaszokról

Összefoglaló a Norvég Finanszírozási Mechanizmus HU11 „Kapacitásfejlesztés és intézményközi együttműködés" programterület 2016. július 27-én megtartott információs napján felmerült kérdésekről és az azokra adott válaszokról

 

A szakmai megvalósítás kérdései

Létezik-e pontos szabályozás arra vonatkozóan, melyik dokumentumot kell angol nyelven benyújtani?
Nincs erre vonatkozó szabályozás, a Támogatói Szerződéssel kapcsolatos levelezés, illetve egyéb levelezés magyar nyelven történik, a Donor partnerrel közös eredményeket tartalmazó tanulmányokat, dokumentumokat szükséges a magyar mellett angol nyelven is benyújtani.

A hatályos változás bejelentő és szerződésmódosítási kérelem formanyomtatvány elérhető-e az interneten?
Igen, a http://www.norvegalap.hu/sablonok címen.

Hány nap alatt születik meg a döntés egy szerződésmódosítási kérelemről?
A szerződésmódosítási kérelem esetében a Végrehajtó Ügynökségnek 10 nap áll rendelkezésére a kérelem vizsgálatára. Amennyiben szükségesnek látja, hiánypótlást kér a Kedvezményezettől. A hiánypótlás beérkezte után a Végrehajtó Ügynökség felterjeszti a kérelmet a Program Operátorhoz, amelynek 15 nap áll rendelkezésre a kérelem elbírálására. A tisztázó kérdések Projektgazda általi megválaszolása nem számít bele a határidőkbe.

Egy már benyújtott, de még el nem bírált szerződésmódosítási kérelemmel párhuzamosan nyújtható-e be változás-bejelentő, amennyiben az nem fedi a szerződésmódosítási kérelem tartalmát?
Igen, más tartalommal nyújtható be változás-bejelentő, nem kell megvárni a döntést a szerződésmódosítási kérelemről.

Költségnemek közötti költségátcsoportosításnál szerződésmódosítási kérelmet vagy változás-bejelentőt szükséges benyújtani?
Elegendő változásbejelentés benyújtása, amennyiben a költségkategóriák vagy a projekt partnerek közötti költségátcsoportosítás összege kumuláltan nem éri el a projekt teljes elszámolható költségének 15%-át.

Milyen dokumentumot szükséges benyújtani, az indikátorok teljesülésének alátámasztására?
A pályázat benyújtásakor a NORA felületen az indikátorok táblázat „indikátor forrása" oszlopában kellett megadni az alátámasztás kívánt módját. Nincsenek általános szabályok a teljesült indikátorok meghatározására, alátámasztására vonatkozóan, az alapvetően a Projektgazda pályázáskor kidolgozott módszertana alapján történik. Amennyiben ez valamely indikátor esetében bizonytalan, nem egyértelmű, úgy előzetes egyeztetés szükséges a Végrehajtó Ügynökséggel, hogy milyen módszertannal kívánják igazolni az indikátor teljesülését.

Költségvetés módosításnál, lehet-e projekt partner költségvetésében megnyitni új költségsort?
Igen, lehetséges, amennyiben partneren belül történik meg a költségátcsoportosítás, melynek összege nem haladja meg a projekt teljes elszámolható költség kumuláltan számolt 15%-át, elengedő változásbejelentést benyújtani, ellenkező esetben támogatási szerződésmódosítási kérelem benyújtása szükséges.

FMO ellenőrzésre lehet számítani a megvalósítás során?
Lehet, amennyiben rendszerszintű auditot rendelnek el erre a konstrukcióra, akkor szúrópróbaszerűen ellenőrizhet projekteket az FMO.

Létezik-e a Kedvezményezettek számára elérhető dokumentum arról, milyen dokumentumokat fognak vizsgálni a helyszíni ellenőrzésen, illetve milyen kérdésekre számíthatnak?
Az Elszámolhatósági Útmutató 5.1. pontja tartalmazza a helyszíni ellenőrzésen vizsgált dokumentumok körét.

A helyszíni ellenőrzésen elegendő-e, ha a Projekt partner dokumentumai másolatban állnak rendelkezésre?
Nem, a helyszíni ellenőrzés során mind a Projektgazda, mind a Projekt partner(ek) esetében a projektre vonatkozó eredeti dokumentumait kell bemutatni az ellenőrzés helyszínén.

A projektmegvalósítás során mely eseményekről kell előzetesen értesíteni a Végrehajtó Ügynökséget?
A Projektgazda köteles a Végrehajtó Ügynökséget megfelelő időben tájékoztatni a Projekt keretében megvalósuló rendezvények, jelentős események időpontjáról és lehetővé tenni a Program Operátor és a Végrehajtó Ügynökség számára az ezeken való részvételt. Jellemzően a projekt nyilvánossági tervében szereplő kötelezően megvalósítandó kommunikációs eseményekről, a nagy nyilvánosságot és/vagy a sajtónyilvánosságot elérő eseményekről szükséges előzetesen tájékoztatni a Végrehajtó Ügynökséget. Ezen kívül a Kedvezményezett által megadott honlapot szükséges naprakészen tartani, és gyakran frissíteni.

Korábban az önkormányzat weboldalát adták meg a NORA felületen az adminisztratív adatok között, azonban sikerült önálló honlapot létrehozni a projektnek. Szükséges-e erről változás bejelentőt benyújtani?
Igen, szükséges, valamint a szakmai beszámolóba is bele kell kerülnie a változásnak.
 

Csak 100%-os teljesítés elfogadható-e az indikátoroknál?
Az indikátorok teljesítésében van némi rugalmasság, a projekt megvalósult célkitűzései között azonban nem elfogadható a részteljesítés. Ha bármilyen projekt teljesítésével kapcsolatos probléma merül fel, az ezzel kapcsolatos döntést az FMO egyedileg, projektenként fogja meghozni. Ha egy indikátor nem teljesül 100%-osan, nem jelenti automatikusan azt, hogy vissza kell fizetni a teljes támogatási összeget, azonban a projektgazdának bizonyítania kell, hogy a projekt célkitűzései maradéktalanul megvalósultak. A hangsúly a projekt teljesítésén van, melyeknek az indikátorok egy számszerű leképezése, de nem minden esetben van egyenes arányosság ezek között, és ezen eltéréseket az FMO egyedileg fogja elbírálni.

Ha egy projektben résztvevő személy változik, milyen alátámasztó dokumentumot szükséges benyújtani?
Önéletrajzot, melyből látszódik, hogy az új személy is rendelkezik a megfelelő tapasztalattal.

Helyszíni ellenőrzés előtt hány nappal tájékoztatja a Végrehajtó Ügynökség írásban a Projektgazdát?
Az értesítés kiküldésétől számítva elegendő idő fog rendelkezésre állni a felkészülésre. A helyszíni ellenőrzésről jegyzőkönyv készül, a jegyzőkönyv aláírására jogosult személynek jelen kell lennie a Kedvezményezett részéről. Ez lehet a Projektgazda hivatalos képviselője vagy egy az aláírásra felhatalmazott másik személy.

A norvég partner elszámolása milyen dokumentum alapján történik?
A norvég partner elszámolásához nem szükséges a magyarországi partnerek számára előírt bizonylatokat benyújtani. E költségek független könyvvizsgálói jelentéssel, vagy a donor partner vezető tisztségviselője által kiadott nyilatkozattal igazolhatóak (Ld. Vhr. 86. § (1-2a) bekezdések). Utóbbi esetben a norvég partnernek előzetesen meg kell keresnie az FMO-t, ő jogosult felhatalmazni a donor partner vezető tisztségviselőjét a nyilatkozat kiadására, amely tanúsítja költségek megfelelőségét, azaz hogy az elszámolásban szereplő költségek a szabályzatokkal, a donor projekt partner székhelye szerinti ország jogszabályaival és számviteli szabályaival, valamint a pályázati felhívással összhangban vannak.

Közbeszerzési kérdések

Számfejtett megbízási díj esetében szükség három árajánlat bekérése?
A megbízási jogviszony – még ha számfejtett is – a közbeszerzési törvény hatálya alá tartozik, így meghatározott értékhatár felett a Kbt. rendelkezéseit kell alkalmazni rá. Értékhatár alatti eljárás esetében saját beszerzési szabályzat előírása az irányadók, ebben az esetben javasoljuk a 3 ajánlat bekérését.

1.000.000 Ft alatti beszerzésnél szükséges három árajánlat?
Az Elszámolhatósági Útmutató szerint nem kell, de ha a Projektgazda saját beszerzési szabályzata előírja, akkor szükséges, egyébiránt pedig a beszerzés átláthatósága, bizonyíthatósága miatt nettó 500 000 Ft fölött  javasolt 3 árajánlatot bekérni; ezen dokumentumok álljanak rendelkezésre a megvalósítás helyszínén. A piaci árakat a beszerzés értékétől függetlenül Projektgazdának kell tudnia igazolnia (ez az Elszámolhatósági Útmutatóban előírt alapelv).

Mikor van szükség három és mikor négy árajánlatra?
Beszerzések esetében a saját beszerzési szabályzatnak megfelelő módon kell eljárni, de mindenképpen javasolt három ajánlat bekérése. Nettó 1 000 000 forint fölött az elszámolhatósági útmutató 4.1. pontja alapján kötelező három árajánlatot bekérni. Amennyiben az adott beszerzés konkrét feltételei megfeleltethetőek a közbeszerzésekről szóló törvény 115. §-ában meghatározott szabályoknak, úgy legalább négy gazdasági szereplőtől kell ajánlatot kérni. Ezen feltételek fennállását minden esetben egyedileg kell értékelni és elbírálni.

Tanulmányút esetében, szükséges-e három árajánlatot csak repülőjegyekre?
Igen, tekintettel az elszámolhatósági útmutató 4.1 pontjában meghatározott értékhatárra (közbeszerzési értékhatár elérése esetén közbeszerzési eljárás lefolytatása szükséges).

Tanulmányút esetében, felmerülhet-e beszerzési kötelezettség rendezvényszervezői szolgáltatás igénybevételével?
Igen, felmerülhet beszerzési, akár közbeszerzési kötelezettség is akkor, ha az összeszámítási szabályok miatt az egyazon célt szolgáló feladatok meghaladják a közbeszerzési értékhatárokat. Az összeszámítási szabályok alkalmazására vonatkozóan vegyék igénybe közbeszerzésekben jártas szakember (felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó, közbeszerzési referens, ügyvéd stb.) segítségét.


Pénzügyi kérdések

Szállítói finanszírozású számlát csak a kifizetési igénylésben jelzett időszakban lehet beadni elszámolásra?
Nem, eltérő időszakban is be lehet nyújtani, viszont a szállítói finanszírozású tételeknél az önerő Projektgazda / Partner általi kifizetését igazolni kell. Csak az önerő kifizetésének igazolása után kerülhet sor a számlára eső támogatás szállító részére történő kifizetésére.

A munkaidő nyilvántartásra vonatkozóan meghatározott sablont kell használni?
Nincs előre meghatározott sablon. A jelenléti ívek esetében szükséges feltüntetni a projekt azonosítószámát, és a projektre fordított munkaidő adott napi óraszámát, de egyéb analitikus nyilvántartás is elfogadható. Nincsen kötelező formai előírás a nyilvántartásra vonatkozóan, de lényeges, hogy az egyes személyek projektben történő elszámolási időszaka, valamint a projektre fordított munkaidő aránya összhangban legyen a humánerőforrás tervvel és a hatályos költségvetéssel.

A bér- és járulékköltségek elszámolása esetén milyen módon kerülhet sor a járulékfizetés igazolására abban az esetben, ha a kedvezményezett nettó finanszírozású?
Nettó finanszírozási körbe tartozó szervezet esetén a Magyar Államkincstár által kiállított igazolással lehet dokumentálni a bruttó bért terhelő adó- és járulékterhek kifizetését.

Szükséges-e jelenléti ív is a részletesebb munkaidő nyilvántartás mellett?
Az Elszámolhatósági Útmutató 5.1. pontjában foglaltaknak megfelelően a szervezeti egység vezetője által jóváhagyott munkaidő-nyilvántartás kerül a helyszíni ellenőrzés során vizsgálatra, mely alapján kimutatható az adott munkatárs projekt terhére elszámolni kívánt munkaideje.

Ha a projektmenedzser munkaidejének egy részét tölti az adott projekttel és ezt a részt szeretné a Kedvezményezett elszámolni, célfeladat kiírásra van szükség?
Az elszámolni kívánt munkatárs munkaszerződését és munkaköri leírását kell módosítani abban az esetben, ha már korábban alkalmazásban állt. A fent említett dokumentumokban szerepeltetni szükséges a projekt azonosítószámát és rögzíteni a projekt megvalósítása során ellátandó feladatokat, valamint projektre fordítandó munkaidőt. Kérjük szíveskedjenek minden esetben összhangba hozni az elszámolni kívánt munkatársak dokumentumaiban szereplő adatokat a humánerőforrás tervben és a költségvetésben szereplő adatokkal.

Ha megbízási szerződéssel a projekten dolgozó személy részt vesz a tanulmányúton, az utazása elszámolható?
Elszámolható, de a részvétel szakmai indokát minden esetben igazolni kell (a projektben betöltött feladatai, szerepe stb. alapján).

Tartalék bevonásához elegendő változásbejelentés benyújtása, vagy szerződésmódosítási kérelemre van szükség?
Tartalék felhasználásához szükség van a Program Operátor jóváhagyására, tehát kizárólag támogatási szerződésmódosítás keretében történhet meg.